Dal 2025 scatta una nuova stretta sulle spese deducibili: se vuoi ottenere il rimborso o ridurre le imposte, dovrai dire addio ai pagamenti in contanti. Le nuove regole impongono la tracciabilità come condizione indispensabile.
La Legge di Bilancio 2025 introduce un cambiamento che avrà conseguenze rilevanti per lavoratori dipendenti, professionisti e imprese. Per ottenere la deducibilità fiscale o il rimborso spese, sarà obbligatorio dimostrare il pagamento tracciato tramite strumenti elettronici. Secondo fonti attendibili come La Legge per Tutti, Money.it e Studio Gambalonga, la stretta si applicherà soprattutto alle spese di trasferta, vitto, alloggio e trasporti. La norma, che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2025, mira a contrastare l’evasione e rafforzare il principio di trasparenza fiscale, ma comporta anche una maggiore complessità operativa.
Il nuovo sistema si basa su due capisaldi: tracciabilità obbligatoria e documentazione formale. Chi paga in contanti potrà comunque ottenere il rimborso, ma in molti casi questo verrà tassato o considerato indeducibile. Vediamo come funzionano le nuove regole.
Pagamenti tracciabili: la nuova condizione per dedurre o rimborsare le spese
Dal 1° gennaio 2025, tutte le spese professionali sostenute in Italia per trasferte, viaggi, alberghi, ristoranti o servizi di trasporto come taxi e NCC, saranno deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili: carta di credito, bancomat, bonifico o applicazioni digitali. Il pagamento in contanti non sarà più sufficiente.
Secondo quanto riportato dallo Studio Gambalonga, se un lavoratore dipendente paga in contanti una spesa legata all’attività lavorativa e riceve un rimborso dal datore di lavoro, quel rimborso diventa parte del reddito imponibile e verrà tassato in busta paga. La stessa regola si applica alle imprese: se il rimborso non è tracciato, non potrà essere dedotto dal reddito d’impresa, incidendo sull’imponibile IRES e IRAP.
Unica eccezione alla norma riguarda i mezzi pubblici di linea, come autobus o treni regionali, che potranno continuare a essere rimborsati e dedotti anche se il pagamento non è tracciabile, purché sia supportato da documentazione valida (es. biglietto con data, orario, tratta e importo).
Spese estere e casi particolari: quando il contante resta ammesso
Il principio della tracciabilità non si applica in modo uniforme. Secondo quanto indicato da Tradecube.it, le spese sostenute all’estero restano deducibili anche se pagate in contanti. Questo perché le difficoltà tecniche legate a pagamenti digitali in alcuni Paesi non permetterebbero una piena applicazione del vincolo. Tuttavia, è comunque richiesta documentazione cartacea o digitale che giustifichi la spesa.
Un’altra eccezione rilevante riguarda le spese sostenute dai lavoratori in trasferta che non ricevono un rimborso puntuale, ma una indennità forfettaria. In quel caso, l’azienda può continuare a dedurre il costo, ma il lavoratore non deve presentare alcuna documentazione, perché si presume che le spese siano sostenute.
Come conferma Fisco e Tasse, la nuova disciplina si affianca a un quadro normativo già esistente che richiede la conservazione dei giustificativi di spesa, ma eleva a requisito necessario la tracciabilità del pagamento, altrimenti la spesa verrà considerata fiscalmente irrilevante.
Il risultato di questa riforma è una maggiore burocrazia per aziende e lavoratori, ma anche l’obbligo di adeguarsi a strumenti digitali. I datori di lavoro saranno costretti a rivedere le proprie policy interne, mentre i lavoratori dovranno cambiare abitudini consolidate: chi continuerà a usare il contante potrebbe perdere deduzioni fiscali o vedersi ridurre il rimborso effettivo.