Le misure quantificabili utilizzate per valutare le prestazioni complessive di un’organizzazione in un lungo periodo di tempo sono chiamte indicatori chiave di prestazione (KPI).
Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) sono di grande aiuto nel determinare i risultati strategici, finanziari e operativi di un’azienda, in particolare rispetto ai risultati di altre aziende che operano nello stesso settore.
A seconda dei criteri di prestazione, gli indicatori chiave di prestazione (KPI), chiamati anche indicatori chiave di successo (KSI), variano da un’azienda all’altra e da un settore all’altro.Un esempio di azienda che potrebbe considerare la crescita dei ricavi anno su anno (YOY) come il suo indicatore di performance principale è un’azienda di software che sta lavorando per raggiungere l’obiettivo di ottenere la crescita più forte nel suo settore. Al contrario, una catena di vendita al dettaglio potrebbe porre maggiore enfasi sulle vendite nello stesso punto vendita come indicatore chiave di prestazione (KPI) statistico più efficace per valutare la crescita.
La raccolta, l’archiviazione, la pulizia e la sintesi dei dati sono componenti fondamentali degli indicatori chiave di prestazione (KPI). È possibile che le informazioni siano finanziarie o non finanziarie e che riguardino qualsiasi reparto dell’organizzazione. Per consentire al management di prendere decisioni strategiche più informate, lo scopo degli indicatori chiave di prestazione (KPI) è quello di presentare i risultati in modo conciso.
Utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI), un’azienda può valutare i propri risultati rispetto a una serie predeterminata di obiettivi, target o pari del settore.
Quali categorie di indicatori chiave di prestazione (KPI) esistono
La maggior parte degli indicatori chiave di prestazione (KPI) può essere classificata in quattro categorie distinte, ognuna delle quali ha le proprie caratteristiche, il proprio intervallo di tempo e i propri utenti.
- Gli indicatori chiave di performance strategici sono spesso quelli di più alto livello.Questi tipi di indicatori chiave di prestazione (KPI) possono fornire un’indicazione dell’andamento dell’azienda, ma non offrono molte informazioni al di là di un quadro di alto livello. Le persone più inclini a utilizzare indicatori chiave di prestazione (KPI) strategici sono i dirigenti. Alcuni esempi di KPI strategici sono il ritorno sugli investimenti, il margine di profitto e il fatturato totale dell’azienda.
- Gli indicatori di prestazione chiave operativi sono incentrati su un orizzonte temporale molto più breve. Esaminando vari processi, segmenti o regioni geografiche, questi indicatori chiave di prestazione (KPI) determinano l’andamento dell’azienda da un mese all’altro (o anche da un giorno all’altro). Il team di gestione si avvale spesso di questi indicatori chiave di prestazione (KPI) operativi per valutare le domande ottenute dall’analisi dei KPI strategici. Nel caso in cui un dirigente osservi un calo delle entrate in tutta l’organizzazione, ad esempio, può verificare quali sono le linee di prodotto in difficoltà.
- Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) funzionali si concentrano su particolari reparti o funzioni all’interno di un’organizzazione. Per esempio, il reparto marketing può monitorare il numero di clic che riceve ogni distribuzione di e-mail, mentre il reparto finanziario può tenere un registro del numero di nuovi fornitori registrati mensilmente nel sistema informativo contabile. Esiste un gruppo particolare di utenti che trae il massimo vantaggio da questo tipo di indicatori di prestazioni chiave (KPI), che possono essere di natura strategica o operativa.
- Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) di tipo leading o trailing riflettono la natura dei dati che si stanno studiando e se indicano qualcosa che si è già verificato o qualcosa che deve ancora verificarsi. La quantità di ore di lavoro straordinario prestate e il margine di profitto di un prodotto di punta sono due diversi indicatori di prestazione chiave (KPI) da prendere in considerazione. Se l’organizzazione inizia a osservare un declino nella qualità della produzione, il numero di ore di straordinario lavorate potrebbe essere un indicatore di prestazione chiave (KPI) di primo piano. I margini di profitto, invece, sono tipicamente considerati un’indicazione in ritardo perché sono il risultato delle operazioni.
COme si crea un report sugli indicatori chiave di prestazione
È possibile sentirsi sopraffatti quando si cerca di esaminare le informazioni e stabilire quali sono gli indicatori di prestazione chiave (KPI) più rilevanti ed efficaci per il processo decisionale. Questo perché le aziende sembrano raccogliere ogni giorno più dati.Prima di iniziare il processo di creazione di dashboard o report basati su indicatori di prestazioni chiave (KPI), considerate le seguenti fasi:
Parlare con i partner aziendali dei vostri obiettivi e piani. Sono gli utenti a determinare l’utilità degli indicatori di prestazioni chiave (KPI).Assicuratevi di avere una chiara comprensione degli obiettivi che voi e il vostro partner commerciale state cercando di raggiungere prima di iniziare a compilare i rapporti sui KPI.
Sviluppare una serie di requisiti per KPI SMART
I KPI devono essere soggetti a limitazioni e devono essere collegati a metriche SMART, ovvero misure specifiche, quantificabili, raggiungibili, realistiche e limitate nel tempo. Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) ambigui, difficili da accertare e non realistici offrono un valore molto limitato o nullo. Dovete invece concentrarvi sulle varie informazioni a vostra disposizione e soddisfare i requisiti dell’acronimo SMART.
- Siate flessibili e agili.
Quando si redigono i rapporti sugli indicatori di prestazione chiave (KPI), si deve essere pronti ad affrontare nuove sfide aziendali e a prestare maggiore attenzione ad altre aree. Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) devono essere in grado di adattarsi alle mutevoli esigenze dell’azienda e dei clienti, modificando alcune cifre, metriche e obiettivi in base all’evoluzione dei processi operativi. - Evitare di sovraccaricare gli utenti.
La tentazione di sovraccaricare gli utenti dei report con il maggior numero possibile di indicatori chiave di prestazione (KPI) può essere forte. Dopo un certo punto, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) cominciano a diventare più difficili da capire e può diventare più impegnativo stabilire quali siano le metriche più importanti su cui concentrarsi.
I vantaggi degli indicatori chiave di prestazione
Ci sono diversi motivi per cui un’azienda potrebbe voler effettuare un’analisi degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) sono uno strumento utile per informare il management di problemi specifici e l’approccio basato sui dati offre informazioni misurabili che possono essere utilizzate per la pianificazione strategica e la garanzia di qualità delle operazioni.
I KPI aiutano a responsabilizzare i dipendenti. A differenza di quelli che dipendono da sentimenti o emozioni, gli indicatori di prestazione chiave (KPI) sono supportati da statistiche e non sono in grado di distinguere tra il personale. Se utilizzati in modo efficace, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) hanno il potenziale di stimolare il personale rendendolo consapevole che i suoi dati sono monitorati attivamente.
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) fungono da ponte tra le operazioni effettive di un’organizzazione e i suoi obiettivi. Un’azienda può stabilire degli obiettivi, ma se non è in grado di monitorare i suoi progressi verso tali obiettivi, i piani che ha elaborato hanno poco o nessun valore. I KPI, invece, consentono alle aziende di stabilire obiettivi e di monitorare i progressi compiuti per raggiungerli.
Un flusso di liquidità gratuita
L’azienda ha registrato un totale di 2,8 miliardi di dollari come flusso di cassa libero di Tesla per il trimestre. Se confrontato con la cifra di 1,9 miliardi di dollari di free cash flow dell’anno precedente, questo dato indica un miglioramento significativo.
Il grado di produzione di free cash flow che Tesla è riuscita a raggiungere indica che l’azienda sta arrivando a un punto in cui può diventare redditizia senza l’assistenza di crediti normativi.
I livelli adeguati dei KPI
I KPI possono essere utilizzati dalle aziende a tre diversi livelli di espansione:
- Per cominciare, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) a livello aziendale si concentrano sulla salute e sulle prestazioni complessive dell’azienda. Questi tipi di indicatori di performance sono utili per informare il management sull’andamento dell’azienda. D’altra parte, spesso mancano della granularità necessaria per prendere decisioni. Gli indicatori di prestazione chiave (KPI) tendono a dare il via a conversazioni sui motivi per cui determinati reparti hanno un andamento positivo o negativo.
- A questo punto, le aziende iniziano ad analizzare gli indicatori di prestazione chiave (KPI) a livello di reparto. Rispetto ai KPI a livello aziendale, questi sono più specifici. I KPI utilizzati a livello di reparto sono spesso più rivelatori delle ragioni alla base di particolari risultati. Molti degli esempi presentati in precedenza sono indicatori chiave di prestazione (KPI) a livello di reparto, poiché si concentrano su un aspetto molto specifico dell’organizzazione.
- Nel caso in cui un’azienda decida di spingersi oltre, può scegliere di impegnarsi con indicatori chiave di prestazione (KPI) a livello di progetto o di sottodipartimento. Il team di gestione può spesso fare una richiesta specifica per questi indicatori chiave di prestazione (KPI), perché può richiedere set di dati molto specifici che non sono facilmente accessibili. Ad esempio, la direzione potrebbe voler porre domande estremamente specifiche a un gruppo di controllo per ottenere informazioni su un possibile lancio di un prodotto.
Quando si preparano i report sugli indicatori chiave di prestazione (KPI), si dovrebbe iniziare con la visualizzazione del livello più alto di dati, ovvero il fatturato dell’intera organizzazione. Nella fase successiva, dovreste essere pronti a presentare i livelli inferiori di dati, come il fatturato per reparto, seguito dal fatturato per reparto e per prodotto.
Limiti degli indicatori chiave di prestazione (KPI)
Quando si lavora con gli indicatori chiave di prestazione (KPI), ci sono alcuni inconvenienti che devono essere presi in considerazione.Affinché gli indicatori chiave di prestazione (KPI) forniscano dati rilevanti, può essere necessaria una notevole quantità di tempo. Per comprendere meglio i modelli che emergono nella soddisfazione dei dipendenti in periodi di tempo prolungati, ad esempio, un’azienda potrebbe aver bisogno di raccogliere dati annuali dai propri dipendenti per diversi anni.
Per essere utili, i KPI devono essere monitorati continuamente e seguiti da vicino. Non serve a nulla generare un rapporto KPI che non viene mai analizzato dopo la sua preparazione. Inoltre, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che non vengono regolarmente rivisti per verificarne la correttezza e la ragionevolezza non favoriscono un processo decisionale reciprocamente vantaggioso.
“Giocare” con i KPI
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) offrono ai manager l’opportunità di “giocare” con i KPI. È possibile che i manager si sentano incentivati a concentrarsi sull’aumento degli indicatori chiave di prestazione (KPI) legati ai premi di rendimento, anziché migliorare realmente le procedure o i risultati.
Se i manager si concentrano eccessivamente sugli indicatori chiave di prestazione (KPI) della produttività, la qualità del lavoro potrebbe risentirne. Inoltre, i dipendenti possono avere la sensazione di essere sottoposti a pressioni eccessive per soddisfare metriche KPI specifiche che potrebbero non essere ragionevoli.
Vantaggi:
- Fornisce al management informazioni sulle sue prestazioni in vari modi.
- Aiuta a responsabilizzare le persone per il loro comportamento (o per la loro mancanza) sul luogo di lavoro
- È in grado di stimolare i lavoratori che sperimentano una sfida piacevole per raggiungere i loro obiettivi.
- Rende possibile per un’azienda stabilire obiettivi e monitorare i progressi compiuti verso il loro raggiungimento.
Aspetti negativi:
- Finisce per richiedere un potenziale impegno di tempo per raccogliere i dati in modo coerente per lunghi periodi di tempo.
- Per garantire che le statistiche siano accurate e ragionevoli, è necessario un monitoraggio continuo.
- Può incoraggiare i manager a concentrarsi sugli indicatori di prestazione chiave piuttosto che su iniziative più ampie.
- È possibile che il personale venga dissuaso se gli obiettivi dei KPI sono inadeguati.
In sintesi
- Il successo di un’azienda viene misurato utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI) rispetto a un insieme predeterminato di scopi, obiettivi o pari del settore.
- Gli indicatori chiave di performance (KPI) possono essere di natura finanziaria, come l’utile netto (noto anche come bottom line o reddito netto), il current ratio (che misura la liquidità e la disponibilità di cassa), o i ricavi meno le spese specifiche.
- Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) incentrati sul cliente spesso comprendono l’efficienza per cliente, la soddisfazione del cliente e la fidelizzazione del cliente.
- Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) incentrati sui processi sono progettati per valutare e monitorare le prestazioni operative dell’intera azienda.
- Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono tipicamente misurati e monitorati dalle aziende utilizzando software di analisi e strumenti di reporting.